Lưu trữ chứng từ kế toán là một yếu tố không thể thiếu trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn nâng cao tính hiệu quả trong công tác quản lý tài chính. Đặc biệt, các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán đã được cập nhật để phù hợp hơn với thực tiễn. Trong bài viết này, nghiepvuketoan.vn sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về 5 quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2024. Hãy cùng theo dõi nhé!
Nội dung bài viết
1. Quy định về loại chứng từ kế toán phải lưu trữ
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán, các chứng từ kế toán mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán: bao gồm các biên bản, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: cần được ghi chép đầy đủ để phục vụ công tác kiểm toán.
- Báo cáo tài chính: bao gồm báo cáo tài chính hàng, hàng quý và hàng năm, với quyết toán ngân sách.
- Các tài liệu quan khác: như đồng, báo cáo kiểm kê và đánh giá sản, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, tài liệu về kiểm tra thanh tra.
Danh sách cụ thể về loại chứng từ cần lưu trữ:
- Tài liệu biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận.
- Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu.
Việc lưu trữ đúng các loại chứng từ trên là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong công tác kế toán.
2. Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán
2.1. Thời hạn lưu trữ
Thời hạn lưu trữ các liệu kế toán được quy định cụ thể như sau:
- Lưu trữ 5 năm: Các tài liệu không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho.
- Lưu trữ 10 năm: Chứng từ sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính, báo cáo tài chính tháng, quý, năm và tài liệu liên quan đến nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định.
- Lưu trữ vĩnh viễn: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước, báo cáo quyết toán dự án quan trọng, và các tài liệu có tính chất quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
2.2. Thời điểm lưu trữ
- 5 năm: Thời gian lưu trữ bắt đầu từ ngày phát sinh giao dịch hoặc từ ngày báo cáo quyết toán được duyệt.
- 10 năm: Tính từ ngày phát sinh giao dịch hoặc từ ngày thanh lý tài sản cố định.
- Vĩnh viễn: Tính từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành hoặc quyết định giải thể doanh nghiệp.
3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán
Cách lưu trữ tài liệu kế toán là một quy định pháp luật hết sức quan trọng. Một số điều quan trọng bạn cần lưu ý:
- Chỉ lưu trữ một bản chính cho mỗi loại chứng từ. Nếu cần thiết phải sao chép, các đơn vị khác chỉ lưu bản sao.
- Trong trường hợp tài liệu bị tịch thu, đơn vị phải có biên bản giao nhận và kèm theo bản sao tương ứng.
- Tài liệu kế toán cần được bảo quản an toàn, tránh hư hại hay mất mát.
Hệ thống quản lý tài liệu
- Tài liệu phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
- Người phụ trách lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu ở cả dạng giấy và điện tử, đảm bảo an toàn và bảo mật.
4. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán về nơi cất giữ
Theo Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc cất giữ chứng từ kế toán phải tuân thủ những quy định như sau:
- Doanh nghiệp cần bảo đảm tích cực trong việc lưu trữ chứng từ tại kho của mình với hệ thống bảo vệ đầy đủ.
- Các công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ tại Việt Nam trong suốt quá trình hoạt động.
- Tài liệu chứng từ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được chuyển đến cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh.
Trách nhiệm của người quản lý
Người quản lý kho lưu trữ sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý về việc bảo quản các tài liệu kế toán.
5. Quy định xử phạt vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán
Việc không tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ kế toán sẽ dẫn đến những hình thức xử phạt khác nhau. Một số hình thức xử phạt cụ thể bao gồm:
- Cảnh cáo: Đối với hành vi chậm trễ trong việc lưu trữ tài liệu kế toán trên 12 tháng.
- Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng: Đối với các hành vi như không bảo quản an toàn tài liệu kế toán, hoặc không thực hiện lưu trữ phù hợp theo quy định.
Cách phòng tránh vi phạm
Doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý tài liệu rõ ràng, thường xuyên rà soát và cập nhật tình trạng các chứng từ kế toán để đảm bảo không xảy ra vi phạm.
Kết luận
Việc hiểu và tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Các quy định này không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn giúp cơ quan Nhà nước có thể kiểm soát thông tin kế toán một cách minh bạch và hiệu quả.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hãy liên hệ với các nhà chuyên môn hoặc các tổ chức kế toán uy tín để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn.
Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong việc thực hiện và tuân thủ các quy định về tài liệu kế toán của doanh nghiệp bạn!
