Các loại chứng từ kế toán phổ biến và cách sử dụng

Theo Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán (CTKT) được định nghĩa là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, quản lý tài chính và báo cáo thuế cho doanh nghiệp. Cùng nghiệp vụ kế toán tìm hiểu chi tiết các loại chứng từ kế toán qua bài viết dưới đây nhé!

Các Loại Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau dựa trên chức năng và nội dung nghiệp vụ phát sinh. Dưới đây, chúng ta sẽ phân loại các chứng từ kế toán phổ biến:

1. Chứng Từ Liên Quan Đến Tiền Mặt

• Phiếu thu: Giấy tờ chứng minh việc nhận tiền từ khách hàng hoặc nguồn tài chính khác.
• Phiếu chi: Giấy tờ ghi nhận việc chi tiền cho các khoản chi phí trong doanh nghiệp.
• Giấy đề nghị tạm ứng: Đề nghị được cấp tiền tạm ứng cho nhân viên hoặc bộ phận để thực hiện công việc.
• Giấy đề nghị thanh toán: Đề nghị thanh toán các khoản công nợ.

2. Chứng Từ Liên Quan Đến Ngân Hàng

• Giấy báo nợ, giấy báo có: Tài liệu thông báo các giao dịch phát sinh trong tài khoản ngân hàng.
• Séc: Tài liệu thanh toán bằng hình thức ký phát lệnh chuyển tiền.
• Ủy nhiệm chi: Đề nghị ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền đến tài khoản người nhận.

3. Chứng Từ Liên Quan Đến Mua Hàng/Bán Hàng

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đầu ra: Chứng từ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa có thuế GTGT.
• Tờ khai hải quan: Chứng từ khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho: Ghi nhận trạng thái hàng hóa trong kho.
• Biên bản bàn giao, bảng báo giá, đơn đặt hàng: Các tài liệu liên quan đến tiến trình mua bán.

4. Chứng Từ Liên Quan Đến Tiền Lương

• Bảng chấm công: Ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.
• Bảng thanh toán tiền lương: Chi tiết về số tiền lương phải trả cho nhân viên.
• Hợp đồng lao động: Hồ sơ pháp lý giữa nhân viên và doanh nghiệp.

5. Chứng Từ Liên Quan Đến Chi Phí, Doanh Thu

• Phiếu kế toán: Chứng từ ghi chép các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí và doanh thu.

Phân Loại Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán có thể được phân theo nhiều tiêu chí khác nhau như sau:

Theo Công Dụng Chứng Từ

• Chứng từ mệnh lệnh: Truyền đạt ý kiến chỉ đạo từ quản lý đến nhân viên.
• Chứng từ chấp hành: Xác nhận một nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện.
• Chứng từ thủ tục: Tài liệu tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan.
• Chứng từ liên hợp: Kết hợp các loại chứng từ khác nhau trong một tài liệu.

Theo Trình Tự Lập Chứng Từ

• Chứng từ ban đầu: Được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh hoặc vừa hoàn thành.
• Chứng từ tổng hợp: Tổng hợp số liệu từ các nghiệp vụ cùng loại.

Theo Phương Thức Lập Chứng Từ

• Chứng từ một lần: Ghi chép nghiệp vụ chỉ một lần.
• Chứng từ nhiều lần: Ghi chép thông tin nhiều lần và tổng hợp vào cuối kỳ.

Theo Nội Dung Nghiệp Vụ Kinh Tế

• Chỉ tiêu lao động: Liên quan đến tiền lương.
• Chỉ tiêu hàng tồn kho: Liên quan đến hàng hóa.
• Chỉ tiêu tiền tệ: Liên quan đến thu, chi tiền mặt.
• Chỉ tiêu tài sản cố định: Liên quan đến tài sản của doanh nghiệp.

Theo Dạng Thể Hiện

• Chứng từ bình thường: Được thể hiện dưới dạng giấy tờ.
• Chứng từ điện tử: Dữ liệu điện tử, có mã hóa và bảo mật thông tin.

Quy Định Của Pháp Luật Về Chứng Từ Kế Toán

Luật Kế toán 2015 quy định chi tiết về việc hình thành và quản lý chứng từ kế toán, bao gồm các nội dung sau:

Về Nội Dung Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán bắt buộc phải có các nội dung thiết yếu sau:

1. Tên và số hiệu của chứng từ.
2. Ngày/tháng/năm lập chứng từ.
3. Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
4. Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
6. Số lượng, đơn giá và tổng số tiền ghi đầy đủ bằng số và chữ.
7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và các cá nhân liên quan.

Về Việc Lập và Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải lập chứng từ kế toán.
2. Mỗi chứng từ chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
3. Chứng từ phải được lập rõ ràng, không viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo.
4. Chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định, nếu là chứng từ điện tử, cần đảm bảo an toàn và bảo mật.

Về Chữ Ký Trong Chứng Từ Kế Toán

• Phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định.
• Chữ ký phải được ký bằng mực không phai, không sử dụng màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Chữ ký chỉ được thực hiện sau khi đã ghi đầy đủ nội dung chứng từ.

Về Quản Lý và Sử Dụng Chứng Từ Kế Toán

Thông tin trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và phải được sắp xếp theo trình tự thời gian, nội dung. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền giữ, tịch thu chứng từ.

Kết Luận

Chứng từ kế toán là một trong những khía cạnh quan trọng đối với hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các loại chứng từ kế toán, cũng như quy định của pháp luật liên quan sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt công tác kế toán, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong quản lý tài chính.