Quy Trình Làm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập A-Z

Mới thành lập doanh nghiệp, hàng loạt câu hỏi về thủ tục pháp lý, nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính thường khiến các chủ doanh nghiệp “đau đầu”. Nếu không nắm vững quy trình làm kế toán cho doanh nghiệp, bạn rất dễ đối mặt với các khoản phạt hành chính không đáng có hoặc thất thoát tài chính ngay từ giai đoạn đầu. Bài viết này sẽ hệ thống hóa toàn bộ các bước xử lý kế toán – thuế từ lúc nhận giấy phép kinh doanh đến khi hoàn thiện sổ sách cuối năm, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và an toàn tuyệt đối.

1. Các thủ tục kế toán thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bộ phận kế toán cần bắt tay vào thực hiện chuỗi thủ tục pháp lý bắt buộc với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

1.1. Khởi tạo tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số (Token)

• Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp đứng tên đăng ký tài khoản tại ngân hàng thương mại. Sau khi mở, phải làm thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng lên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia trong vòng 10 ngày.
• Mua chữ ký số (Token): Chữ ký số là thiết bị bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử và ký hóa đơn điện tử.

1.2. Mua hóa đơn điện tử và treo biển hiệu công ty

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Kế toán lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) gửi lên cơ quan thuế qua phần mềm của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn.
• Treo biển hiệu tại trụ sở: Cơ quan thuế có thể kiểm tra đột xuất trụ sở chính. Việc không treo biển hiệu đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro bị khóa mã số thuế (trạng thái “DN không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”).

2. Quy trình làm kế toán cho doanh nghiệp phát sinh hàng ngày và hàng tháng

Sau khi hoàn thành thủ tục ban đầu, hệ thống kế toán chuyển sang trạng thái vận hành thường xuyên nhằm theo dõi sát sao dòng tiền và các giao dịch kinh tế.

2.1. Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

• Thu thập hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có, giấy báo Nợ.
• Kiểm tra tính pháp lý, hợp lý, hợp lệ và hợp tiết của hóa đơn (thông tin Công ty, mã số thuế, đơn giá, thuế suất).

2.2. Hạch toán sổ sách kế toán và quản lý chứng từ

• Căn cứ vào chứng từ hợp lệ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách Excel. Quá trình này đòi hỏi nhân sự phải nắm vững kiến thức nghiệp vụ để định khoản đúng các tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Lưu trữ chứng từ khoa học theo từng tháng/quý để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.

3. Quy trình kê khai và nộp báo cáo thuế định kỳ (Tháng/Quý)

Tùy thuộc vào quy mô và doanh thu của doanh nghiệp mới thành lập (thường dưới 50 tỷ đồng/năm sẽ kê khai theo quý), kế toán thực hiện lập và nộp các loại tờ khai sau:

3.1. Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp lựa chọn kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp tùy thuộc vào hình thức đăng ký ban đầu.

Tờ khai thuế GTGT

• Kê khai theo phương pháp khấu trừ: Sử dụng Mẫu 01/GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong kỳ.
• Kê khai theo phương pháp trực tiếp: Sử dụng Mẫu 04/GTGT dựa trên doanh thu thực tế phát sinh.

Tờ khai thuế TNCN

• Lập Tờ khai thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN) nếu trong quý có phát sinh số thuế TNCN phải nộp của người lao động.
• Trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong quý thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai quý.

3.2. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Tạm nộp thuế TNDN

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Thực hiện theo Mẫu BC26/AC (chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp chưa chuyển sang dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Tạm nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh hàng quý, kế toán tự tính toán số tiền thuế TNDN tạm nộp (nếu có lãi) và nộp vào Ngân sách Nhà nước. Tổng số thuế TNDN tạm nộp của 04 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm.

4. Công tác kế toán cuối năm và Lập Báo cáo tài chính (BCTC)

Thời điểm cuối năm tài chính là giai đoạn quan trọng nhất đòi hỏi bộ phận kế toán phải tổng hợp toàn bộ dữ liệu kinh doanh để lập báo cáo trình cơ quan chức năng.

4.1. Kiểm kê tài sản và đối chiếu công nợ

• Kiểm kê kho hàng và tài sản cố định: Nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách trùng khớp với thực tế kiểm kê tại doanh nghiệp.
• Đối chiếu công nợ: Gửi biên bản xác nhận công nợ đến toàn bộ khách hàng và nhà cung cấp tính đến thời điểm 31/12.

4.2. Lập Báo cáo tài chính và Quyết toán thuế năm

Thời hạn nộp Báo cáo tài chính năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Bộ Báo cáo tài chính (BCTC) đầy đủ

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN hoặc B01-DNN)
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh Báo cáo tài chính

Tờ khai quyết toán thuế

• Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (Mẫu 03/TNDN)
• Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (Mẫu 05/QTT-TNCN)

5. Kết luận

Xây dựng một quy trình làm kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập khoa học và đúng pháp luật là nền tảng vững chắc giúp chủ doanh nghiệp an tâm phát triển kinh doanh. Việc nắm rõ từng mốc thời gian kê khai, chuẩn hóa chứng từ và lập báo cáo tài chính chính xác sẽ giúp tối ưu chi phí, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về sau.